Welcome: BAB 5 Manajemen dan Organisasi

1. Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur." Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal.

Mary Parker Follet, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Peranan Manajemen
Selain kategori besar dari fungsi manajemen, manajer pada berbagai tingkat hirarki mengisi peran manajerial yang berbeda. Peran ini dikategorikan oleh peneliti Henry Mintzberg, dan mereka dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis utama: decisional, interpersonal, dan informasi.

peran decisional
peran decisional memerlukan manajer untuk merencanakan strategi dan memanfaatkan sumber daya.

peran interpersonal
peran interpersonal memerlukan manajer untuk mengarahkan dan mengawasi karyawan dan organisasi. peran ini sangat penting bagi manajer menengah, yang sering harus bersaing dengan manajer lain untuk sumber daya yang penting, namun harus menjaga hubungan yang sukses bekerja dengan mereka untuk jangka waktu yang lama.

peran informasi
informational peran adalah mereka di mana para manajer mendapatkan dan mengirimkan informasi. peran ini telah berubah secara dramatis sebagai teknologi telah meningkat. peran penyebar mensyaratkan bahwa manajer memberitahu karyawan perubahan yang mempengaruhi mereka dan organisasi. mereka juga mengkomunikasikan visi dan tujuan perusahaan.

Latar belakang sejarah manajemen

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen, namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir.Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa memedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

Piramida di Mesir. Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.

Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi moderen saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal; pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan yang dikembangkan oleh Henry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.

Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era modern.

Fungsi dan proses manajemen

1. Perencanaan (planning)

adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak dapat berjalan.

2. Pengorganisasian (organizing)
dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

3. Pengarahan (directing)
adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).

4. Pengevaluasian (evaluating)
adalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.

Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen.

Proses perencanaan meliputi gagasan bahwa manajemen mengantisipasi berbagai kondisi seperti peluang dan kendala di masa depan, dan berusaha menetapkan lebih dulu apa yang harus mereka lakukan dan apa yang akan mereka capai.
Proses pengorganisasian berarti menempatkan orang dan prasarana serta sarana dan sumberdaya dalam suatu tata-hubungan yang kondusif untuk bekerja sama menuju sasaran bersama.
Proses pelaksanaan meliputi pemberian arahan, perintah kerja, dorongan dan motivasi kerja, serta pemecahan masalah. Sementara itu
Proses pengendalian dilakukan dengan pengamatan, mencermati laporan, dan melakukan inspeksi supaya pekerjaan di semua bagian sesuai dengan persyaratan kualitas dan ketentuan rencana hasil, dan sesuai dengan anggaran biaya.

Ciri-ciri manajer profesional

Seorang manager yang profesional selalu bekerja keras untuk memenangkan rasa hormat dari anak buahnya. Dia percaya bahwa dia harus bekerja lebih keras daripada anak buahnya karena dia seorang manager yang harus selalu memberi contoh baik.
Seorang manager yang profesional menghargai anak buahnya secara sejajar, dan mencoba untuk memahami mereka sebagai individu. Dia berkomunikasi secara terbuka sesering mungkin dengan mereka. Dia juga berkomunikasi secara terbuka dengan atasannnya karena dia sadar bahwa interaksi ini akan banyak menolong dalam menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik.
Seorang manager yang profesional menyadari bahwa hubungan dengan anak buahnya harus dalam bentuk hubungan yan memuaskan bagi kedua belah pihak dalam hal pekerjaan. Maka biasanya dia bertindak tenang, masuk akal dan tidak emosional, walaupun dalam menangai masalah-masalah atau kesalahan anak buahnya serius.
Seorang manager yang profesional secara aktif mendorong anak buahnya untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan anak buahnya. Dia merasa bahagia bila nak buahnya berhasil.
Seorang manager profesional mendelegasikan pekerjaan dengan tepat agar supaya tujuan-tujuan perusahaan dapat tercapai secara objektif dan seefisien mungkin. Dia akan mengambil tanggung jawab bisa dia membuat kesalahan-kesalahan, mengakui kesalahan-kesalahan tersebut serta meminta maaf dengan tulus kepada anak buahnya.
Seorang manager yang profesional menghargai hasil pekerjaan yang baik anak buahnya. Manager tersebut akan mengoreksi anak buahnya dengan cara yang profesional ketika mereka tidak menampilkan kerja yang kurang baik atau kurang disiplin.
Seorang manager yang profesional percaya bahwa nak buahnya mampu memberi andil untk kesuksesan perusahaannya. Ini berarti bahwa dia sejauh mungkin akan mengajak anak buahnya untuk memberikan masukan-masukan, ide-ide, dan saran-saran untuk pemecahan masalah yang dihadapi di tempat kerja. Dia juga berkeinginan untuk mendengar, memahami dan menindak lanjuti kritikan dan tuntutan-tuntutan dari anak buahnya.

Ketrampilan manajemen yang dibutuhkan

Menurut Robert L. Katz, seorang manajer harus memiliki minimal tiga keterampilan dasar. Keterampilan dasar inilah yang akan berkembang menjadi keahlian seorang manajer. Apa saja ketiga keterampilan dasar manajer tersebut? ini dia.

· Keterampilan konseptual (conceptional skill), yaitu keterampilan seorang manajer dalam konsep pemikiran, ide, gagasan yang sangat berguna bagi penyusunan rencana dan pemecahan masalah nanti.

· Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill), yaitu kemampuan seorang manajer untuk berinteraksi dengan orang lain. Karena dengan komunikasi dan interaksi yang baik dengan orang lain maka akan membawa dampak baik juga bagi manajer tersebut.

· Keterampilan teknis (technical skill), Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

2. Organisasi

Definisi Organisasi

Organisasi merupakan poroses untuk merancang struktur formal,mengelompokkan dan mengatur serta memebagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.

Menurut James D.Mooney,organisai adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.Menurut Chester I.Barnard organisasi adalah suatu system kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Organisasi dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.Sedangkan organisasi dalam arti bagan adalah gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari oang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

Pentingnya Mengenal Organisasi

Mengapa kita harus mengenal organisasi ?

Karena dengan mengenal organisasi setiap orang dapat mengatur segala sesuatu yang ada dalam hidupnya.Setiap orang pasti memerlukan orang lain dalam hidupnya,dan bergantung pada manusia lainnya untuk mewujudkan segala tujuan dalam hidupnya.Untuk itu kerjasama dan sikap yang baik sudah seharusnya dimiliki oleh setiap manusia agar hubungan dengan manusia lainnya dapat dijaga dengan baik.Dan dalam organisasi,manusia dapat mempelajari semua tentang hal tersebut.

Bentuk-Bentuk Organisasi

1. Organisasi garis

Organisasi merupakan bentuk organisasi yang paling tertua dan sederhana,diciptakan oleh HENRY FAYOL.ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil.jumlah karyawannya sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.

Kebaikan:

a) Kesatuan komando terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu tangan.

b) Garis komando berjalan secara tegas,karena pimpinan berhubungan langsung dengan bawahan.

c) Proses pengambilan keputusan cepat.

Kelemahan:

a) Seluruh organisasi tergantun g pada satu orang saja,apabila tidak mampu melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan teancam kehancuran.

b) Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokatis.

c) Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Organisasi garis dan staff

Dianut oleh organisasi besar,daerah kerjanya luas mempinyai bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak.

Kebaikan:

a) Dapat digunakan dalam organisasi besar maupun kecil,serta apapun tujuan perusahaan.

b) Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat adanya staff ahli

c) Bakat yang berbeda yang dimiliki oleh setiap karyawan dapat dikembangkan menjadi suatu spesialisasi.

Kelemahan:

a) Rasa solidaritas menjadi berkurang,karena kayawan menjadi tidak saling mengenal

b) Kesatuan komando berkurang

c) Koordinasi kurang baik pada tingkat staff dapt mengakibatkan adanya hambatan pelaksanaan tugas.

3. Organisasi fungsional

Organisasi yang disusun berdasarkan fungsi yang harus dilaksanakan.Organisasi ini dipakai pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.

Kebaikan :

a) Pembidangan tugas menjadi lebih baik

b) Spesialisasi karyawan lebih efektif dijalankan dan dikembangkan

c) Solidaritas kerja,semangat kerja karyawan tinggi

d) Koordinasi berjalan lancer dan tetib

Kelemahan :

a) Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja.sehingga pengalihan kerja menjadi sulit dilaksanakan.

b) Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan

c) Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga timbul konflik.

4. Organisasi panitia

Organisasi yang dibentuk hanya untuk sementara waktu saja,setelah tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut.

Kebaikan :

a) Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam pembahasan yang dalam dan terperinci.

b) Kemungkinan pimpinan betindak otoriter sangat kecil

c) Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu team

Kelemahan :

a) Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang berlarut-larut.

b) Tanggung jawabnya tidak jelas karena tanggung jawabnya sama

c) Kreatifitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.

Prinsip-prinsip Organisasi:

1. Prinsip Perumusan Tujuan
Sebelum suatu organisasi/badan/lembaga,langkah hal pertama yang harus dilakukan adalah membuat tujuan dibentuknya organisasi/badan.lembaga tersebut. Tujuan yang dibuat haruslah sangat jelas karena tujuan tersebut yang akan menentukan hal-hal yang harus diperbuat atau dilakukan oleh organisasi yang telah terbentuk tersebut.

2. Prinsip Pembagian Kerja
Dalam penata laksanaan kegiatan oragnisasi kita harus melakukan pembagian tugas/kerja/unit untuk menghindari kemungkinan adanya pekerjaan yang tertumpuk dan terjadinya kelalai dalam pekerjaan pada sebuah unit kerja organisasi.

3. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang
Dalam menjalankan kegiatan,suatu unit harus diberi kekuasaan/ untuk melaksanakan tugas tugasnya agar dapat dimintai pertanggung jawabannya.

4. Prinsip Tingkat Pengawasan
Berjalannya suatu organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan,harus kita pastikan untuk selalu menjalankan dan melaksanakan sistem pengawasan, karena jika sistem pengawasan tidak ada maka tidak mungkin sebuah organisasi dapat mencapai tujuannya dengan maksimal. Maka karena itu,pembuatan organisasi harus memperhatikan aspek dari kemudahan sistem pengawasan

5. Prinsip Rentang Manajemen
Dalam suatu organisasi perlu kita perhatikan suatu efektivitas dan sebuah efisiensi dari seorang pemimpin yang dapat membawahi beberapa orang yang dibawahinya sehingga seorang pemimpin dapat melakukan tugas kepemimpinannya secara efektif,efisien dan maksimal serta dapat melakukan tugas pengawasan secara optimal.

6. Prinsip Kesatuan Perintah
Dalam menjalankan sebuah organisasi,seseorang bawahan biasanya mempunyai seorang bos atau atasan. Dari bos tersebutlah kita menerima perintah dan kepada bos tersebutlah kita memberikan laporan pertanggung jawaban atas pelaksanaan pekerjaan kita.

7. Prinsip Kordinasi
Prinsip kordinasi ada usaha untuk mengarahkan seluruh kegiatan unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas kepada unit unit kerja tersebut terkadang tanpa kita sadari menimbulkan kecenderungan untuk memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar kita terhindar dari sebuah konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerjasama.

Keterampilan Manajemen Yang Dibutuhkan

Seperti tiap orang yang ingin karirnya maju, masa depan karir anda juga di tentukan oleh keterampilan yang dimiliki dan dapat anda jual pada perusahaan.

Berikut keterampilan yang dibutuhkan :
1. Keterampilan bahasa asing
2. Keterampilan bidang mesin dan teknik lainnya
3. Keterampilan bidang sumber daya manusia
4. Keterampilan di bidang komputer
5. Keterampilan mengajar
6. Keterampilan bidang keuangan
7. Keterampilan bidang kimia dan matematika
8. Keterampilan memecahkan masalah
9. Keterampilan bidang hukum dan peraturan

Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi
Sebab keberhasilan :

· Rasa solidaritas yang tinggi dari para anggotanya.

· Manajemen yang baik dari para penggurusnya

· Kesamaan tujuan membuat kekompakkan di para anggotanya

· Rasa tanggung jawab yang besar

· Motivasi yang tinggi untuk kemajuan organisasi

· Wewenang yang dapat diterima dengan baik

· Kedisiplinan anggota

· Pembagian tugas yang sama rata

Penyebab kegagalan

1. Kurangnya kehandalan SDM dan tidak kompeten dalam manajerial serta kurangnya pengalaman ketika menjalankan strategi perusahaan.

2. Kurangnya pemahaman bidang usaha yang di ambil karena tidak dapat memvisualisasikandengan jelas usaha yang akan digeluti.

3. Kurangnya kehandalan pengelolaan administrasi dan keuangan (modal dan kendali kredit).

4. Gagal dalam perencanaan. Kegagalan dalam menerapkan rencana biasanya karena rencana yang telah dibuat berdasarkan pengalaman orang lain atau sebuah idealis yang belum pernah diaplikasikan.

5. Tempat usaha dan okai yang kurang memadai.

6. Kurangnya pemahaman dalam pengadaan, pemeliharaan, dan pengawasan bahan baku dan sarana peralatan.

7. Ketidakmampuan dalam melakukan peralihan/transisi perubahan teknologi.

8. Hambatan birokrasi

9. Keuntungan yang tidak mencukupi

10. Tidak adanya produk yang baru.

Sumber:

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen

http://blog.re.or.id/fungsi-fungsi-manajemen.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_Manajemen

http://artikelampuh.blogspot.com/2013/08/prinsip-prinsip-organisasi.html

http://rozikinblog.blogspot.com/2012/10/ciri-ciri-manager-profesional.html#ixzz2jsK3lMjw